Як правильно скласти заяву на звільнення у 2025 році

Оформлення заяви на звільнення вимагає дотримання чітких юридичних формулювань і процедур, передбачених трудовим законодавством. Від точності формулювання, структури й дати подання залежить не лише швидкість розірвання трудових відносин, а й збереження гарантій працівника.

Які види заяви на звільнення існують

Заяву на звільнення можна подати з кількох причин. Від цього залежить структура документа й особливості процедури розірвання трудового договору.

• За власним бажанням. Найпоширеніший випадок — працівник ініціює звільнення самостійно.
• За угодою сторін. Працівник і роботодавець спільно погоджують дату й умови припинення трудових відносин.
• Звільнення з поважних причин. Передбачає скорочення терміну попередження або особливий порядок, наприклад, у разі навчання, пенсії, переїзду, хвороби.
• За ініціативою роботодавця. Заява не потрібна — оформлюється наказом, але працівник може написати пояснення.

Структура й обов’язкові елементи заяви на звільнення

Заява має бути складена письмово, власноруч підписана й містити всі необхідні реквізити. Відсутність хоча б одного обов’язкового елемента може створити ризик для коректного оформлення звільнення.

• «Шапка» з адресатом (кому подається заява — директору або керівнику підприємства, ПІБ, посада).
• Дані заявника (ПІБ, посада, структурний підрозділ).
• Назва документа — “Заява”.
• Основний текст із чітким формулюванням причини та дати бажаного звільнення.
• Дата написання заяви (не плутати з датою звільнення).
• Підпис працівника (обов’язково рукописний, якщо подається у паперовій формі).

В електронній формі заяву можна подати через офіційну корпоративну електронну пошту або електронний документообіг із накладанням КЕП — кваліфікованого електронного підпису.

Зразок оформлення заяви на звільнення

Нижче — класичний приклад заяви на звільнення за власним бажанням, який відповідає чинному трудовому законодавству.

Директору ТОВ “Промінь”
Іванову Івану Івановичу
від Петрова Петра Петровича,
менеджера відділу продажу

Заява
Прошу звільнити мене з посади менеджера відділу продажу за власним бажанням з 20 березня 2025 року.

10 березня 2025 року
Підпис

Дата напроти підпису — це дата подання заяви. Вказувати причину “за власним бажанням” обов’язково. Якщо є поважна причина, її слід зазначити з посиланням на статтю 38 КЗпП.

Вимоги до строків подачі заяви на звільнення

Основне правило — заява має бути подана не пізніше ніж за два тижні до бажаної дати звільнення (ст. 38 КЗпП). У разі поважних причин цей строк може бути скорочений, але причина повинна бути обґрунтована.

• Стандартний строк — 14 календарних днів до останнього робочого дня.
• Для поважних причин — день, погоджений із роботодавцем або підтверджений документально (довідка про хворобу, довідка про зарахування до ВНЗ тощо).
• Угода сторін — дата визначається домовленістю й може бути будь-якою.

Якщо працівник не вийшов на роботу після закінчення строку попередження, трудовий договір вважається розірваним у день, зазначений у заяві.

Як правильно зазначити дату звільнення

У заяві завжди потрібно вказати конкретну дату звільнення. Якщо вона не вказана, роботодавець має право звільнити працівника через 14 днів від дати подачі заяви. Важливо не плутати дату написання заяви й дату звільнення.

• Дата написання — фіксується при подачі документа.
• Дата звільнення — останній день роботи працівника, зазвичай через 14 днів.

Особливості звільнення з поважних причин

Законодавство дозволяє скоротити строк попередження у випадках, які визнаються поважними. До них належать:

• Переїзд на нове місце проживання.
• Перехід на навчання, зарахування до ВНЗ.
• Вихід на пенсію.
• Серйозне захворювання, що перешкоджає виконанню роботи.
• Догляд за хворою дитиною або членом сім’ї.

У таких випадках у заяві потрібно вказати причину та додати підтверджуючі документи. Рішення про скорочення строку приймає роботодавець на підставі заяви та документів.

Які формулювання використовувати в тексті заяви

Формулювання повинні бути чіткими, без двозначностей. Ось основні варіанти:

• “Прошу звільнити мене з посади [назва посади] за власним бажанням [дата].”
• “Прошу звільнити мене з [дата] за угодою сторін.”
• “Прошу звільнити мене у зв’язку з переїздом на нове місце проживання (додаю довідку про реєстрацію).”

Не варто використовувати розмиті або неофіційні причини: “не хочу працювати”, “змінив життєві плани” тощо.

Вимоги до підпису та подачі заяви

Заява на звільнення має бути підписана власноруч. Якщо документ подається через електронний документообіг, використовується КЕП. Важливо отримати вхідний номер або відмітку про прийом заяви в канцелярії чи у секретаря — це фіксує дату подачі та захищає працівника у разі спорів.

• Паперова заява — обов’язковий власноручний підпис, відмітка про прийом.
• Електронна заява — КЕП, підтвердження отримання роботодавцем (електронна квитанція або лист-відповідь).

Які документи роботодавець зобов’язаний видати при звільненні

Після розірвання трудового договору роботодавець зобов’язаний видати працівнику такі документи:

• Трудову книжку (у разі її ведення на папері).
• Довідку про доходи (за формою №3 або довідка про зарплату за останні шість місяців).
• Копію наказу про звільнення (за вимогою працівника).
• Виписку з реєстру страхових внесків (за потреби).
• Розрахунок — виплата всіх невиплачених сум та компенсація за невикористану відпустку.

Видача трудової книжки та розрахунок повинні бути здійснені в день звільнення. Якщо це неможливо — роботодавець має письмово повідомити працівника про необхідність отримання документів.

Які помилки найчастіше допускають при складанні заяви на звільнення

Поширені помилки можуть призвести до затягування процедури або навіть до відмови у звільненні. Серед основних:

• Відсутність конкретної дати звільнення.
• Неправильне зазначення причини або використання неофіційних формулювань.
• Подання заяви менше ніж за два тижні без поважних причин.
• Відсутність підтверджуючих документів при скороченні строку.
• Неправильний адресат (не на ім’я керівника або не вказано посаду).
• Відсутність підпису чи відмітки про прийом заяви.

Що робити, якщо роботодавець відмовляється приймати заяву або штучно затягує звільнення

Іноді працівники стикаються із ситуацією, коли керівник або кадрова служба не приймають заяву, не ставлять відмітку про прийом чи навмисно затягують розгляд. У таких випадках слід діяти максимально формалізовано:

• Подавайте заяву через канцелярію із фіксацією вхідного номера та дати.
• Надсилайте заяву рекомендованим листом із повідомленням про вручення на юридичну адресу підприємства.
• Використовуйте електронну пошту з КЕП та зберігайте електронне підтвердження відправки й отримання.

Якщо заяву не приймають, її можна відправити поштою — у такому разі датою подання вважається день вручення листа підприємству. Це допоможе зафіксувати дотримання строків та уникнути маніпуляцій з боку роботодавця.

Чи можна відкликати заяву на звільнення

Закон дозволяє відкликати заяву до закінчення строку попередження (двотижневого терміну), якщо на ваше місце ще не прийнято іншого працівника. Для цього потрібно подати письмову заяву про відкликання, яку також слід зареєструвати у канцелярії або відправити електронною поштою з КЕП.

Якщо роботодавець уже уклав трудовий договір з іншим кандидатом на цю посаду, відкликання не допускається.

Як оформити звільнення за угодою сторін

Цей варіант передбачає, що працівник і роботодавець самостійно домовляються про дату розірвання трудових відносин. У заяві потрібно зазначати формулювання “за угодою сторін” і бажану дату. Заява підписується обома сторонами або оформлюється додатковою угодою до трудового договору.

• У заяві вказується: “Прошу звільнити мене з [дата] за угодою сторін”.
• Строки визначаються домовленістю — їх можна скоротити чи подовжити порівняно зі стандартними 14 днями.
• Роботодавець видає наказ про звільнення на підставі цієї заяви й угоди.

Правила оформлення заяви для працівників на випробувальному терміні

Якщо працівник перебуває на випробувальному терміні, термін попередження про звільнення скорочується до трьох днів (ст. 28 КЗпП). У заяві достатньо зазначити дату й причину; обов’язково вказати, що перебуваєте на випробувальному терміні.

• “Прошу звільнити мене за власним бажанням у зв’язку з проходженням випробувального терміну з [дата].”

Як правильно оформити додатки до заяви на звільнення

Якщо причина звільнення — поважна, або для підтвердження обставин потрібно надати документи (довідки, медичні висновки, підтвердження навчання, свідоцтва), їх слід додати до заяви. У самому тексті заяви перелічіть додатки наприкінці.

Додаток: Довідка про зарахування до навчального закладу, копія медичного висновку — на 1 арк.

Які права має працівник під час звільнення

Закон гарантує такі права кожному працівнику, який звільняється на підставі власної заяви:

• Вибір дати звільнення (із дотриманням строків повідомлення).
• Отримання належних документів і розрахунку в день звільнення.
• Компенсація за всі невикористані дні відпустки.
• Право на оскарження відмови в звільненні або затримки виплат у судовому порядку.
• Збереження права на допомогу по безробіттю (за умови відповідності вимогам служби зайнятості).

Порядок розрахунку та компенсації при звільненні

У день звільнення роботодавець зобов’язаний:

• Виплатити заробітну плату за відпрацьовані дні.
• Компенсувати невикористані дні щорічної відпустки.
• Видати всі необхідні документи (трудову книжку, наказ, довідку про доходи).

У разі затримки виплат передбачена відповідальність роботодавця — компенсація за кожен день затримки згідно із законодавством.

Чи потрібно відпрацьовувати два тижні після подачі заяви

Відпрацювання є обов’язковим, якщо це не поважна причина звільнення або не інша домовленість із роботодавцем. В окремих випадках (поважні причини, угода сторін) можна домовитися про скорочення цього строку або припинити трудові відносини раніше.

• Стандартно — 14 календарних днів від дати подання заяви.
• Поважні причини — відпрацювання може бути відсутнім або мінімальним.
• Угода сторін — умови визначаються за домовленістю.

Що робити, якщо роботодавець не видає трудову книжку чи не виплачує розрахунок

У разі порушення обов’язків роботодавцем, працівник має право звернутися до:

• Інспекції праці (Держпраці).
• Суду — з позовом про стягнення заборгованості та компенсацію моральної шкоди.
• Служби зайнятості — для підтвердження факту втрати роботи.

Рекомендується вимагати письмове підтвердження відмови або затримки для подальшого захисту своїх прав.

Чи можна подавати заяву на звільнення під час відпустки чи лікарняного

Трудове законодавство не забороняє подавати заяву на звільнення під час перебування у відпустці чи на лікарняному. Дата звільнення може співпадати з останнім днем відпустки або лікарняного, або бути встановлена за домовленістю.

Якщо працівник не вийшов на роботу після закінчення відпустки чи лікарняного, роботодавець зобов’язаний провести звільнення у визначений у заяві день.

Складання заяви на звільнення вимагає точності, дотримання строків і правильного формулювання. Дотримання всіх процедур і юридичних нюансів гарантує швидке оформлення звільнення, збереження прав працівника й уникнення непорозумінь із роботодавцем.